Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Agronomiliitto kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja Agronomiliiton tai jäsenyhdistyksen jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen, Agronomiliiton yhteydessä toimivien säätiöiden toiminnan ja verkkosivun www.agronomiliitto.fi yhteydessä.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä on Agronomiliitto ry (jäljempänä "Agronomiliitto", ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Agronomiliitto vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Agronomiliitto ry
Y-tunnus: 0549837-0
Osoite: Pohjoinen Makasiinikatu 6 A 8, PL 44, 00131 Helsinki]

Tietosuojavastaava:
Timo Kaunisto
Osoite: Agronomiliitto, Pohjoinen Makasiinikatu 6 A 8, 00130 Helsinki
Sähköposti: tietosuojavastaava@agronomiliitto.fi

Agronomiliittoon kuuluu myös jäsenyhdistyksiä, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjinä Agronomiliiton kanssa omien jäsentietojensa suhteen. Rekisterinpitäjiä ovat siten niiden henkilöiden henkilötietojen osalta, jotka ovat sekä liiton että jäsenyhdistyksen jäseniä, Agronomiliitto sekä kyseinen jäsenyhdistys yhdessä.

Agronomiliiton yhteydessä toimii kolme säätiötä: Oiva Kuusisto Säätiö sr, Henrik ja Ellen Tornbergin Säätiö sr ja Agronomiliiton tiede- ja tutkimussäätiö sr. Säätiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä Agronomiliiton kanssa säätiöltä apurahaa, stipendiä tai avustusta hakeneiden Agronomiliiton jäsenten osalta. Rekisterinpitäjiä ovat siten niiden Agronomiliiton jäsenten osalta, jotka ovat hakeneet apurahaa, stipendiä tai avustusta säätiöiltä, Agronomiliitto sekä kyseiset säätiöt yhdessä.

Kyseisten säätiöiden apurahoja, stipendejä tai avustuksia voivat myös hakea henkilöt, jotka eivät ole Agronomiliiton jäseniä. Agronomiliitto sekä säätiöt ovat sopineet, että Agronomiliitto huolehtii rekisterinpitäjän velvollisuuksista näiden henkilöiden henkilötietojen osalta apurahaa, stipendiä tai avustusta hakeneiden henkilöiden suostumuksella. Näihin henkilötietoihin sovelletaan tätä Selostetta, jollei Selosteessa ole erikseen toisin mainittu.

2. YHTEISREKISTEREISTÄ

Agronomiliiton ja kunkin yhteisrekisterinpitäjänä toimivan jäsenyhdistyksen ja säätiön välisen sopimuksen mukaisesti Agronomiliitto vastaa yhteisrekisterin hallinnoinnista ja siitä, että yhteisrekisteri on soveltuvan tietosuojasääntelyn mukainen. Sopimuksen mukaan Agronomiliitto huolehtii myös yhteisrekistereihin kuuluvien henkilöiden informoinnista tämän Selosteen avulla.

Yhteisrekistereihin sovelletaan tätä Selostetta, jollei Selosteessa ole erikseen toisin ilmoitettu.

Agronomiliitolla on yhteisrekisteri seuraavien jäsenyhdistysten kanssa:

Agronomiliitolla on yhteisrekisteri seuraavien säätiöiden kanssa:

• Oiva Kuusisto Säätiö sr
• Henrik ja Ellen Tornbergin Säätiö sr
• Agronomiliiton tiede- ja tutkimussäätiö sr

3. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi,kun käytät tarjoamiamme palveluita tai kun haet apurahaa, stipendiä tai avustusta Agronomiliiton yhteydessä toimivilta säätiöiltä;
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsensivuille; ja
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli
• jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenyhdistys, jäsenyhdistyksen liittymispäivä, jäsenlaji, jäsennumero, jäsenmaksutiedot, laskutusosoite, markkinointiluvat ja -kiellot, työttömyyskassan jäsenyys
• työnantajatiedot, kuten työnantajan nimi, työsuhteen alku- ja loppupäivä
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset
• luottamustehtävät Agronomiliitossa ja jäsenyhdistyksissä sekä Agronomiliiton yhteydessä toimivissa säätiöissä
• luottamusmiestiedot ja muut henkilöstönedustajaroolit liitossa ja sen neuvottelujärjestöissä (YTN, JUKO ja AKY)
• apurahojen, stipendien ja avustusten hakijoiden ja hakemusten sisältämät muut tiedot
• koulutusten ja tilaisuuksien järjestämisen sekä palveluiden käyttämisen yhteydessä kerättävät tiedot
• verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Käsittelemme henkilötietoja lisäksi liiton toimituksellisia tarkoituksia varten, kuten esimerkiksi vuosikirjajulkaisuissa. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän tai jäsenyhdistyksemme väliseen jäsensuhteeseen tai luottamustehtäviisi (sopimus).

2. Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 9). Mikäli et ole Agronomiliiton jäsen, emme käytä henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin.

 3. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

4. Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

5. Apuraha-, stipendi- tai avustushakemusten käsittely sekä apurahojen, stipendien ja avustusten myöntäminen

Mikäli olet hakenut Agronomiliiton yhteydessä toimivalta säätiöltä apurahaa, stipendiä tai avustusta, käsittelemme henkilötietojasi niitä koskevien hakemusten käsittelyä varten. Käsittelyperuste on tällöin oikeutettu etumme käsitellä haun yhteydessä toimitettuja henkilötietoja sellaisen apurahan, stipendin tai avustuksen myöntämistä varten, mitä olet hakenut.

Mikäli olet hakenut apurahaa, stipendiä tai avustusta etkä ole Agronomiliiton jäsen, henkilötietojesi käsittely hakuprosessin yhteydessä perustuu antamaasi suostumukseen.

Mikäli olet antanut lausunnon hakijan apuraha-, stipendi- tai avustushakemukseen, henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen.

6. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, mikäli se on tarpeen kappaleen 4 mukaisen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• tapahtumajärjestäjille tapahtumailmoittautumisesi yhteydessä, mikäli se on tarpeellista osallistumisten hallinnoimiseksi;
• Erityiskoulutettujen työttömyyskassa ERKO:lle, mikäli olet jäsenhakemuksen yhteydessä tai myöhemmin ilmoittanut liittyväsi kassan jäseneksi;
• neuvottelujärjestöille ja luottamusmiehille (YTN, JUKO ja AKY) ja muille henkilöstönedustajille edustettavien tunnistamiseksi ja edunvalvonnan hoitamiseksi
• vakuutusyhtiöille, jäsenyytesi todentamiseksi Agronomiliiton jäsenyyden perusteella voimassa olevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten;

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

7. EVÄSTEET

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuilla www.agronomiliitto.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Voit lukea lisää evästeistä täältä.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan. Apuraha-, stipendi- tai avustushakemuksiin liittyvät henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen hakemusprosessin loppuunsaattamiseksi sekä myönnettyjen apurahojen, stipendien ja avustusten hallinnoimiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

9. SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen tietosuojavastaava@agronomiliitto.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

10. TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

11. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.agronomiliitto.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

12. OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@agronomiliitto.fi.